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Michael Jahn, Gewinner der WDL-Challenge
Mit seinem Vorschlag für ein KI-basiertes Forecasting-Tool zur automatisierten Personaleinsatzplanung zählte Michael Jahn, Geschäftsführer von FIEGE Austria, zu den Gewinnern der ersten WDL-Challenge bei FIEGE. (Foto: FIEGE)

WDL-Challenge: Künstliche Intelligenz für mehr PEP

- Innovation

4 Min Lesedauer

Vier Ideengeber gewinnen internen Digitalisierungswettbewerb mit Vorschlägen für KI-basiertes Forecasting und eine automatisierte Personaleinsatzplanung (PEP)

Das Thema Künstliche Intelligenz ist in aller Munde. „Viele Unternehmen stehen jedoch noch am Anfang und haben erst einen Bruchteil der Möglichkeiten entfaltet, die diese Schlüsseltechnologie mitbringt. Unser Ziel ist es, auf dem Weg dorthin zu helfen“, berichtet Kevin Ueckert, Head of Consulting bei der Westphalia DataLab GmbH (WDL). FIEGE hat die Datenschmiede vor knapp vier Jahren gemeinsam mit Prof. Dr. Reiner Kurzhals gegründet.

Das WDL verfolgt die Mission, durch Data Science gesellschaftliche und wirtschaftliche Probleme zu lösen. Dabei versteht sich der KI-Experte als Dienstleister: „Die Daten hat der Kunde, wir bringen die entsprechenden Werkzeuge für die Analyse mit“, skizziert Ueckert. Zielgruppe seien dabei primär mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Produktion, Retail und Logistik, denen es selbst oft an Zeit oder Know-how mangele.

Preisverleihung KI-PreisEine Partnerschaft, die Früchte trägt: Im Oktober 2020 wurde das Westphalia DataLab mit dem Deutschen KI-Preis ausgezeichnet, in diesem Jahr haben Mitgründer FIEGE und das Münsteraner Start-up eine unternehmensweite Digitalisierungs-Challenge durchgeführt. (Foto: FIEGE)

Erste WDL-Challenge bei FIEGE

Auch bei FIEGE stehen die Themen Digitalisierung und Innovation ganz oben auf der Liste der strategischen Unternehmensziele. Deshalb entschied sich der Grevener Logistikdienstleister dazu, gemeinsam mit dem WDL eine unternehmensweite Inhouse-Challenge auszurufen. Dr. Stefan Thies, Vorstand der FIEGE Gruppe und verantwortlich für das Thema WDL-Challenge, erklärt: „Viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verspüren den Wunsch, unsere unternehmerischen Prozesse und ihren Arbeitsalltag mit kreativen Ideen weiterzuentwickeln. Dieser großartigen Initiative wollten wir uns natürlich öffnen.“

Call for Papers

Die Organisation FIEGE ist in verschiedene Business Units unterteilt, um Kunden branchenspezifische Dienstleistungen anzubieten. „Die jeweiligen Abläufe unterscheiden sich natürlich, viele Strukturen sind jedoch gleich oder zumindest ähnlich“, sagt Dr. Thies. Daher habe sich das Projektteam entschieden, die Challenge in einem mehrstufigen Prozess auf zentraler Ebene anzusiedeln. Die drei besten Konzepte sollten ein Budget erhalten, um ihr Vorhaben gemeinsam mit dem WDL umzusetzen.

Anfang des Jahres erfolgte der Aufruf an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre Vorschläge einzureichen. Ueckert berichtet: „Ende Januar haben wir die Ideen während eines Online-Termins mit allen Teilnehmenden zusammengebracht und in ein standardisiertes Template gegossen“. Anschließend erstellten die Analyse-Experten des WDL eine Bewertungsmatrix. Kriterien waren dabei neben dem Innovationsgrad auch das monetäre Potenzial sowie die Skalierbarkeit. „Die entscheidende Frage war, welche Ideen sich am schnellsten und effektivsten umsetzen sowie auf die Gesamtorganisation übertragen lassen“, erklärt Ueckert.

Personaleinsatzplanung im Fokus

Insgesamt wurden 20 Vorschläge eingereicht. Ganz oben auf das Treppchen schafften es gleich vier Bewerber aus verschiedenen Geschäftsbereichen, die jeweils Lösungsansätze für eine automatisierte Personaleinsatzplanung entwickelt hatten. Einer von ihnen ist Michael Jahn, Geschäftsführer von FIEGE Austria. Gemeinsam mit Magnus Trippler, Head of Lean Management der Business Unit Industry & Tires, Tim Henning, Manager Operations & Projects der Business Unit Omnichannel Retail, Jens Ritscher, Head of Project Management im IDC Worms, und den Kollegen vom WDL nahm er die Umsetzung eines Pilotprojekts in der Wiener FIEGE-Niederlassung in Angriff.

„Wir betreuen dort unter anderem zwei große Kunden, die uns keine Forecasts liefern und zudem stark aktionsgetriebene Geschäftsmodelle haben. Damit ist der Warenausgang nur schwer zu prognostizieren“, berichtet Jahn. Für die Personalabteilung sei das immer wieder zur Herausforderung geworden: „Wir haben zwar Erfahrungswerte aus der Vergangenheit, jedoch beruhte die Personaleinsatzplanung zu einem guten Stück weit auch auf Bauchgefühl.“

Kleine Niederlassung, große Wirkung

Dieser Blick in die Glaskugel habe sich vor allem darin niedergeschlagen, dass die Logistikabwicklung sehr personalintensiv gewesen sei. „Es kam sehr oft zu Redundanzen, die wir – wenn überhaupt – erst im Laufe der Schichten umverteilen konnten“, sagt Jahn. Um dieses Problem zu lösen, reichte er seine Idee für die WDL-Challenge ein: Ein KI-basiertes Forecast-Tool, welches die Auftragsmengen prognostiziert und den Personalbedarf ermittelt.

Die Gewinnbenachrichtigung der vier Kollegen erfolgte Mitte Februar. „Unser Standort war aufgrund seiner Größe und der vielen historischen Kundendaten für den ersten Teil des Projektes prädestiniert“, berichtet der Geschäftsführer. Folglich ließ die Wiener Niederlassung die zügigsten und größten Effekte erwarten. „Deshalb bekamen wir den Lead für die Entwicklung des Forecasting-Tools zugesprochen“, erzählt Jahn.

Standardisierbarkeit schaffen

Nach einem digitalen Auftakt-Workshop, in dem Daten ausgetauscht, Logiken besprochen und Ziele definiert wurden, machten sich die KI-Experten vom WDL an die Arbeit. „Wir haben auch unsere Kunden kontaktiert, um ihre Marketing- und Aktionspläne in die Berechnungen miteinbeziehen zu können“, sagt Jahn. Zudem habe man die Zentrale der FIEGE Gruppe eingebunden. „Langfristiges Ziel ist es, eine Standardisierbarkeit zu schaffen, um das Tool auch an anderen Standorten zu nutzen.“

Im weiteren Projektverlauf kam das gesamte Team zur Besprechung der aktuellen Fortschritte in wöchentlichen Sprints zusammen. Mittlerweile habe man bereits die ersten kalkulierten Mengen vom WDL erhalten. „Die Genauigkeit lag bereits bei über 90 Prozent, was wir durch letzte Datenabstimmungen und Fehlerbereinigungen noch verbessern wollen“, erklärt Jahn. Nun stehe das Forecast-Tool kurz vor dem Go-Live.

Staffelstab übergeben

Für die zweite Phase, also die Pilotierung eines intelligenten Tools für die Personaleinsatzplanung, wird ein zweiter Gewinner der WDL-Challenge den Projekt-Lead übernehmen, dessen Stammniederlassung dann auch als Pilotstandort für die Implementierung des gesamten PEP-Prozesses dient. „Wir freuen uns, das Projekt gemeinsam fortzusetzen“, sagt Jahn.

 

Die Gewinner der WDL-Challenge im Überblick

 

Automatisierte Personaleinsatzplanung

Michael Jahn | BU FIEGE Omnichannel Retail | MD Austria
Magnus Trippler | BU Industry & Tires | Lean Management
Tim Henning | BU FIEGE Omnichannel Retail | Unna
Jens Ritscher | BU Industry & Tires | IDC Worms

 

Digitales Shopfloor Management

Maik Finger | BU Industry & Tires | Melle
Magnus Trippler | BU Industry & Tires | Lean Management

 

Milkrun-Optimierung

Olaf Hügelmeyer & Andre Stark | BU Industry & Tires | Neuss

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